Iratselejtezés, iratok levétárba adása

Iratok selejtezésére csak az illetékes levéltár engedélyével van lehetőség. Levéltárunk illetékessége a Pannon Egyetem és annak előd intézményeinek valamennyi szervezeti egységére kiterjed.

A különböző irattípusok közül azok, amelyek nem rendelkeznek maradandó történeti értékkel, egy bizonyos őrzési idő letelte után selejtezhetők. Az őrzési időkről és az iratok selejtezhetőségéről az egyetem iratkezelési szabályzata és az annak mellékletét képező irattári terv rendelkezik.

A selejtezés során meg kell állapítani, hogy mely irattári tételeknek járt le az őrzési ideje. A selejtezési eljárásról iratselejtezési jegyzőkönyvet, illetve annak mellékleteként tételszintű iratjegyzéket kell készíteni. A jegyzőkönyvet és mellékletét két példányban kérjük megküldeni levéltárunknak.

Az iratselejtezési jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell:

• a selejtezést végző szerv megnevezését
  
• a selejtezés helyét
  
• a selejtezés idejét
  
• a selejtezési bizottság tagjainak nevét, aláírásait
  
• a szerv bélyegzőjét
  
• a selejtezésre javasolt iratok típusát, évkörét, terjedelmét (iratfolyóméterben)

A tételszintű iratjegyzéknek az alábbiakat kell tartalmaznia:

• az irattípus megnevetése
  
• keletkezési ideje
  
• irattári tételszáma

A központi irattári tervek nem minden esetben ítélnek megőrzendőnek minden olyan irattípust, melyet a levéltárak maradandó értékűnek nyilvánítanak, ezért a levéltáraknak joguk van a selejtezésre javasolt iratok közül egyes tételeket visszatartani. Ezeket a tételeket a jegyzőkönyvben és a tételszintű iratjegyzékben *-gal jelöljük, és kérjük eredeti irattári helyükre történő visszasorolásukat. Az ilyen iratokat a keletkezésüktől számított tizenöt év elteltével, a nem selejtezhető iratokkal együtt vesszük át. Természetesen a levéltárral egyeztetve lehetőség van ezen iratokat a keletkezésüktől számított tizenöt évnél korábban is levéltárba adni, amennyiben az adott iratkezelő szerv már nem tart rájuk igényt és a levéltár rendelkezik a megfelelő szabad raktárkapacitással.

Kérjük, hogy az elkészült iratselejtezési jegyzőkönyveiket elektronikus úton is szíveskedjenek elküldeni. A formai és tartalmi követelményeknek megfelelő jegyzőkönyvre a levéltár záradékot vezet fel. Az iratok megsemmisítését csak az iratselejtezési jegyzőkönyv levéltári jóváhagyása után szabad megkezdeni!

Iratok levéltárba adása

A nem selejtezhető, maradandó történeti értékű iratokat egy bizonyos őrzési idő letelte után az illetékes levéltárnak át kell adni. Az egyes irattípusokra vonatkozó kötelező őrzési időket a Pannon Egyetem Iratkezelési Szabályzatának 3. számú mellékletét képező Irattári Terv részletezi.

Az iratok levéltárba adásához kérjük vegye fel a kapcsolatot kollégáinkkal. Az iratátadáshoz szükség van egy átadás-átvételi jegyzőkönyvre és egy tételes iratjegyzékre, mely tartalmazza a levéltárba adandó dokumentumok listáját. Kérjük egyeztetés céljából a jegyzőkönyvet és a tételes listát legyenek szívesek megküldeni elektronikus formában a levéltár részére. A levéltár az iratokat szabványos, savmentes levéltári dobozokban veszi át, melyet kérésre biztosítunk.

Az átadás-átvételi jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell:

• átadó szerv megnevezése
  
• átvevő szerv megnevezése (Pannon Egyetem Könyvtár és Tudásközpont)
  
• átadás időpontja és helye
  
• átadott iratok megnevezése összességében (irattípus, keletkezési idő)
  
• átadott iratok mennyisége összesen iratfolyóméterben (ifm)

A tételes iratjegyzéknek tartalmaznia kell:

• raktári egység sorszáma (az iratokat tartalmazó doboz sorszáma folyamatos számozással)
  
• sorszám (az iratok sorszáma folyamatos számozással)
  
• irattári tételszám (a Pannon Egyetem Irattári Terve alapján)
  
• irattípus megnevezése
  keletkezési idő